Naciones Unidas

Gestión del Conocimiento (GDC)

Directorio del Conocimiento

“Hay quien sabe mucho pero no sabe que puede compartirlo o como compartirlo”   

►La pregunta a responder con esta herramienta es Cómo se puede saber quién sabe?.

►Dado que no es fácil conocer personalmente a alrededor de más de 250 personas por ejemplo, cuando la cultura de una Organización está basada en el aprendizaje es más fácil poder encontrar y contactar a la persona indicada con quien se necesita hablar o consultar respecto a un tema o problema a resolver.

►Es por ello que muchas Organizaciones implementan la herramienta conocida como “Páginas Amarillas” o Directorio del Conocimiento, el cual es un mecanismo para instrumentar el “Saber Quien Sabe Que” y consiste en un directorio electrónico que contiene información sobre el personal de una Organización.

►Más allá de que en dicho directorio se mantenga el nombre de los empleados, su cargo, detalles de contacto, Curriculum Vitae, etc., datos  que normalmente mantiene el área de recursos humanos, se tiene también información referente a su conocimiento, experiencia, habilidades, área de especialidad e intereses, por lo cual esta herramienta permite a los empleados encontrar y contactar a otros colegas con alguna habilidad o experiencia en particular.

Mas sobre Directorio de Conocimiento

►Utilidad:

  • Para identificar conocimiento tácito dentro de la Organización.
  • Para ubicar experiencia en un país o región.
  • Para asociar habilidades y conocimiento con individuos.
  • Para identificar colegas para un ejercicio Peer Assist (asistencia entre colegas) o similar.
  • Para establecer redes de conocimiento entre personas.

►Consideraciones importantes en su aplicación:

  • Puede residir en una página en intranet.
  • Debe permitir a cada persona actualizar su información y detalles de contacto, responsabilidades, experiencia y colegas con los que trabaja directamente por ejemplo.
  • Cada persona debe ser dueña de su información pues es de su interés mantenerla actualizada y veraz. Esto también crea una idea de que dicho directorio es de todos.

​►Claves para crear un directorio sustentable y exitoso: Debido a que la implementación de estos sistemas puede estar plagada de  complicaciones y a que frecuentemente terminan como un directorio telefónico desactualizado en la intranet, Chris Collison, experto en Gestión del Conocimiento y autor del libro “Learn To Fly”, recomienda en su libro los siguientes pasos para crear y mantener un directorio páginas amarillas de manera exitosa:

  • Mantener una visión clara e inconfundible de lo que se pretende: Ser claro en lo que se trata de lograr evitando compromiso con los departamentos de Recursos Humanos y Tecnologías de la Información. Ambos querrán un pedazo de la acción por lo que no se debe perder la visión del objetivo global de este sistema cuyo objetivo es encontrar a la gente que NO se conoce.
  • Promover su gobernanza y mantenimiento a nivel individual: Crear un proceso donde las personas interesadas creen y actualizen contínuamente sus propios registros a fin de mantener un sentido de pertenencia de los mismos y la importancia de esto para ellos y para todos en la organización.
  • Buscar un balance entre el contenido formal e informal del directorio: Motivar a la gente para que también comparta información no relacionada necesariamente con el trabajo y que sea acerca de ellos mismos, adicional a la información que es más formal y que tiene que ver con su experiencia y habilidades, valiosas para la organización. Esta información podría contener información muy particular como por ejemplo su pelicula o libro favorito, que le hace feliz, etc.
  • Promover la inclusión de fotografías: Nada es más poderoso y personal que una fotografía o imagen ya que habla mucho de la persona, levanta el nivel de interés sobre la misma y genera pertenencia al contenido.
  • Asegurar que el diseño del directorio sea flexible e inclusivo: Reconocer que la gente está acostubrada a diferentes formatos, entradas y estructura por lo que es importante organizar focus groups para recibir opiniones sobre el mismo.
  • Iniciar una prueba piloto con los usuarios: Comenzar con un grupo de gente que tiene la necesidad natural de ser visible dentro de la Organización. Esto puede incluir funciones de soporte, redes o comunidades existentes o bien nuevas áreas con un liderazgo nuevo.
  • Identificar entusiastas locales para involucramiento del resto en el directorio: Esto es mucho más efectivo que promoverlo desde el centro de origen del proyecto.
  • Usar historias de éxito: Hacer hincapié en la utilidad del directorio del conocimiento en cada oportunidad. Difundir cada ejemplo o éxito de manera amplia y oportuna para apuntalar el proyecto. Este es un proyecto de cambio de cultura en la Organización y dicho cambio sucede con una historia oportuna y a la vez.
  • Incentivar el uso del directorio pero a través del ejemplo en lugar de hacerlo por decreto: Evitar por mandato el uso e ingreso de la información al directorio. La gente proporcionará un contenido de mejor calidad si sienten por convicción y voluntad propia ingresar su información pues el conocimiento no se comparte con llamandos obligatorios a hacerlo. No tiene sentido encontrar a la persona con la experiencia y conocimiento que se necesita si dicha persona no tiene interés de responder al teléfono cuando se le contacta.
  • Incorporar el directorio en los procesos: Identificar procesos o sistemas internos que puedan mantener el uso del directorio del conocimiento, por ejemplo el proceso de reclutamiento o inducción de nuevo personal, el lanzamiento de nuevas redes cualquier referencia a alguna plataforma que mencione el nombre de la persona y que lo lleve a su página personal, etc.