Naciones Unidas

Gestión del Conocimiento (GDC)

Modelo Holístico para Gestionar el Conocimiento

►Chris Collison y Geoff Parcell diseñaron un modelo que describe el alcance de las actividades que cubre la gestión del conocimiento de tal manera que se pueda visualizar, comunicar y monitorear su alcance y ámbito de acción a través de dicho modelo:

 

Descripción de los Componentes del Modelo

1. Objetivos: Todo parte de establecer desde el nivel más alto posible de la Organización los objetivos para el staff quien a su vez se encarga entonces de usar el conocimiento para entregar los resultados que cumplan con esos objetivos.

2. Aprendizaje: La pregunta a responder es: ¿Cómo la gestión del conocimiento puede hacer una diferencia en este proceso de obtener los resultados requeridos a partir de los objetivos establecidos?la clave para esto, de acuerdo a los autores Chris Collison y Geoff Parcell, es introducir y asegurar el aprendizaje en cada oportunidad y de manera contínua: antes, durante y después de cada cosa que se hace, aprendiendo de nosotros mismos o de otros grupos dentro y fuera de la Organización:

►Aprender Antes: Si estamos por comenzar a hacer una nueva tarea, hay probablemente alguien dentro o fuera de la Organización que ya la haya hecho antes. Para aprender antes de comenzar algo es entonces necesario hacer el hábito de buscar y encontrar a alguien que ya haya hecho antes eso que se quiere hacer y organizar lo que se llama un “Peer Assist Meeting”.

Las preguntas a hacerse serían: ¿Porqué estamos haciendo esto?, ¿Estamos partiendo en la actividad correcta?, ¿Qué podemos aprender de ellos?, ¿Si podemos reutilizar algún tipo de conocimiento, esto nos ahorrará tiempo para concentrarnos en actividades que no hemos llevado a cabo antes?.

►Aprender Durante: ¿Hay probabilidad de lo que se ha estado haciendo nos lleve a  alcanzar el resultado deseado?, ¿Qué se puede aprender acerca de lo que se ha estado haciendo y como se ha estado haciendo?, ¿Lo que está resultando es lo que se tenía pensado?. Son estas algunas de las preguntas que permiten revisar las acciones que se están llevando a cabo a fin de  hacer mejoras contínuas. Cuando se está en el proceso de hacer algo durante un proyecto por ejemplo, es fácil perderse o caer en una estrechez mental, por lo que este tipo de ejercicios de reflexión son necesarios para revisar lo que se ha logrado y que se puede aprender de ello. Una técnica simple para esto es la que se conoce como “After Action Review” un reunión de equipo muy corta que captura el conocimiento operacional a medida que se avanza con algo.

►Aprender Después: la mayoría de las actividades que se llevan a cabo no son eventos únicos, se pueden llevar a cabo varias veces. La pregunta a responder al final de la actividad o proyecto es como podemos hacerlo mejor para la próxima vez?. Este ejercicio es útil tanto para el equipo de trabajo como para otros que puedan enfrentar los mismos desafíos ya sea inmediatamente o en el futuro.

3. Captura del Conocimiento: Capturar el conocimiento no es solo captar en medios efectivos el “Know How” sino también el resto de todos los atributos del conocimiento sobre algo (Ver Submodulo 2.3), de tal manera que se pueda transferir y reutilizar y que no solo se quede en la mente de las personas sino dentro de la Organización cuando el staff parta. Una manera efectiva de capturar ese conocimiento es a través de un “Knowledge Asset” o sitio en donde se almacenen esos activos del conocimiento para una reutilización efectiva.

El conocimiento capturado requiere tanto de un contexto como de una colección de experiencias específicas “destiladas” para proporcionar el contenido.  Dicha captura debe ser hecha de manera simple, resaltando lo más importante y contando la historia de manera atractiva para así despertar el interés.

Aún cuando es posible captar el conocimiento, no es posible capturar todo. Mucho del conocimiento y experiencia permanecerá en la mente de las personas y es precisamente este conocimiento el que no es fácilmente codificable por lo que es importante preguntar quienes saben y que sabe la Organización así como construir relaciones con otros que quieren aprender y de los cuales podemos aprender. Los llamados grupos para compartir el conocimiento son los mecanismos clave para intercambiarlo. Estos grupos pueden ser formales y tener objetivos específicos pero otros pueden ser menos formales.

4. Proceso continuo entre Aprendizaje y Conocimiento: El modelo ilustra que debe existir una liga contínua entre el aprendizaje y el conocimiento tácito y explícito a fin de tener acceso a lo que se ha capturado así como capturar nuevo conocimiento. Las redes y las comunidades de práctica son la ruta primaria para habilitar este acceso, algo así como tener acceso al banco del conocimiento, reutilizarlo y volver a depositar lo aprendido en dicho banco.

5. Incorporación y uso del Conocimiento para generar resultados: Una vez capturado el conocimiento y acceder a él para generar nuevo conocimiento, la siguiente etapa es incorporarlo en los procesos de negocio de la Organización a fin de cumplir con los objetivos establecidos, hacer mejoras contínuas y generar los resultados requeridos usando el conocimiento y la experiencia técnica lo cual equivale a una gestión exitosa del desempeño.

6. Liderazgo y Clima Organizacional: En todo este proceso es importante que con liderazgo se cree el ambiente adecuado para que este ciclo se dé de manera natural y contínua.