Biblioguias: Gestión del Conocimiento (GDC): 1.3 Datos, Información y Conocimiento

Diferenciando Datos, Información y Conocimiento

► El pensamiento humano puede categorizarse en tres niveles: Datos, Información y Conocimiento.

► Cierto volúmen de datos organizados o procesados pueden constituir información, pero cuando la información es almacenada en pilas de papel, archivos, bases de datos (conocimiento explícito) que nadie lee o usa y cuando esa cantidad de información crece, puede volverse complicado encontrar lo que es realmente valioso.

► La información puede convertirse en algo valioso cuando es usada dentro de un cierto contexto para tomar una acción de manera oportuna y acertada. Es entonces cuando podemos hablar de conocimiento.

PARA SABER MÁS ...

Relación entre los conceptos: información, conocimiento y valor. Semejanzas y diferencias

"El conocimiento es más basto que solo los datos y la información, es acerca de la familiaridad ganada a través de la experiencia" ("Learning to Fly", Chris Collison y Geoff Parcell)

► Los datos pueden existir en cualquier tipo de formato pero no tienen un significado por si mismos.

► Un dato es un conjunto discreto de factores objetivos sobre un hecho u objeto. Un dato no dice nada sobre el porqué de las cosas, y por sí mismo tiene poca o ninguna relevancia o propósito.

► Las organizaciones actuales normalmente almacenan datos mediante el uso de tecnologías. Desde un punto de vista cuantitativo, las empresas evalúan la gestión de los datos en términos de costo, velocidad y capacidad. Todas las organizaciones necesitan datos y algunos sectores son totalmente dependientes de ellos. Bancos, compañías de seguros, agencias gubernamentales y la seguridad social son ejemplos obvios. En este tipo de organizaciones la buena gestión de los datos es esencial para su funcionamiento, ya que operan con millones de transacciones diarias.

► Pero en general, para la mayoría de las empresas tener muchos datos no siempre es bueno. Las organizaciones almacenan datos sin sentido. Realmente esta actitud no tiene sentido por dos razones. La primera es que demasiados datos hacen más complicado identificar aquellos que son relevantes. Segundo, y todavía más importante, es que los datos no tienen significado en sí mismos.

► Los datos describen únicamente una parte de lo que pasa en la realidad y no proporcionan juicios de valor o interpretaciones, y por lo tanto no son orientativos para la acción.

► La toma de decisiones se basará en datos, pero estos nunca dirán lo que hay que hacer. Los datos no dicen nada acerca de lo que es importante o no. A pesar de todo, los datos son importantes para las organizaciones, ya que son la base para la creación de información.

Thomas Davenport y Larry Prousak (1999)

► La información son datos procesados que son útiles para proporcionar respuestas a preguntas como: Quién, Qué, Donde y Cómo.

► La información que no se usa para resolver situaciones nuevas para las cuales no existe precedente o que no se convierte en una forma de acción no es conocimiento.

► La información es como un mensaje, normalmente bajo la forma de un documento o algún tipo de comunicación audible o visible.

► Como cualquier mensaje, tiene un emisor y un receptor. La información es capaz de cambiar la forma en que el receptor percibe algo, es capaz de impactar sobre sus juicios de valor y comportamientos.

► La información son datos que marcan la diferencia.

► La palabra “informar” significa originalmente “dar forma a “ y la información es capaz de formar a la persona que la consigue, proporcionando ciertas diferencias en su interior o exterior. Por lo tanto, estrictamente hablando, es el receptor, y no el emisor, el que decide si el mensaje que ha recibido es realmente información, es decir, si realmente le informa. Un informe lleno de tablas inconexas, puede ser considerado información por el que lo escribe, pero a su vez puede ser juzgado como “ruido” por el que lo recibe.

► A diferencia de los datos, la información tiene significado (relevancia y propósito). No sólo puede formar potencialmente al que la recibe, sino que esta organizada para algún propósito. Los datos se convierten en información cuando su creador les añade significado.

► Transformamos datos en información añadiéndoles valor en varios sentidos a través de los siguientes métodos:

Contextualizando: sabemos para qué propósito se generaron los datos.
Categorizando: conocemos las unidades de análisis de los componentes principales de los datos.
Calculando: los datos pueden haber sido analizados matemática o estadísticamente.
Corrigiendo: los errores se han eliminado de los datos.
Condensando: los datos se han podido resumir de forma más concisa.

► Las computadoras nos pueden ayudar a añadir valor y transformar datos en información, pero es muy difícil que nos puedan ayudar a analizar el contexto de dicha información.

► Un problema muy común es confundir la información (o el conocimiento) con la tecnología que la soporta. Desde la televisión a Internet, es importante tener en cuenta que el medio no es el mensaje. Lo que se intercambia es más importante que el medio que se usa para hacerlo. Muchas veces se comenta que tener un teléfono no garantiza mantener conversaciones brillantes.

► En definitiva, que actualmente tengamos acceso a más tecnologías de la información no implica que hayamos mejorado nuestro nivel de información, si no al contrario, podemos estar inundados de información con verdades a medias con la intención de confundir a las personas.

Un documento CEPAL

(Ejemplo de Información)

► El conocimiento es la colección analítica y la aplicación de la información para lograr un objetivo significativo, proporcionando respuestas a las preguntas Cómo y Por qué.

► La mayoría de la gente tiene la sensación intuitiva de que el conocimiento es algo más amplio, más profundo y más rico que los datos y la información.

► Para Davenport y Prusak (1999) el conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, información y “saber hacer” que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores.

►En las organizaciones con frecuencia el conocimiento no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también esta en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas. Lo que inmediatamente deja claro la definición es que ese conocimiento no es simple. Es una mezcla de varios elementos; es un flujo al mismo tiempo que tiene una estructura formalizada; es intuitivo y difícil de captar en palabras o de entender plenamente de forma lógica.

►El conocimiento existe dentro de las personas, como parte de la complejidad humana y de nuestra impredecibilidad. Aunque solemos pensar en activos definibles y concretos, los activos de conocimiento son mucho más difíciles de manejar.

►El conocimiento puede ser visto como un proceso (flujo) o como algo acumulado.

►El conocimiento se deriva de la experiencia, de la información, así como la información se deriva de los datos. Para que la información y los datos se conviertan en conocimiento y por ende en soluciones, las personas deben llevar a cabo las siguientes prácticas o acciones de creación y transformación:

• Comparación.

• Consecuencias.

• Conexiones.

• Conversación.

► Estas actividades de creación de conocimiento tienen lugar dentro y entre personas. Al igual que encontramos datos en registros, e información en mensajes, podemos obtener conocimiento de individuos, grupos de conocimiento, o incluso en rutinas organizativas.