El desarrollo de formas colaborativas de hacer investigación implica que, en muchas ocasiones, la información pueda ser manejada de forma simultánea por distintos investigadores y/o en diferentes locaciones. Es por este motivo que es importante mantener siempre un control de versiones que permita saber con certeza qué versión de un determinado archivo estamos utilizando y comunicar los cambios que hemos realizado dentro del mismo.
Para ello, debemos seguir buenas prácticas para el control de versiones. El UK Data Archive recomienda las siguientes:
Existen diferentes formas de registrar esta información, como por ejemplo registrando fechas, número de versión o estado del documento en el nombre del archivo, incluyendo tablas de control de cambios, o utilizando software especializados para ello.
Una convención para definir nombres es un conjunto de reglas que definen la forma en que se deben asignar identificadores a objetos digitales. El uso de prácticas consistentes a la hora de asignar nombres contribuirá a facilitar el acceso a los ficheros, al permitir que cada uno tenga un identificador único que lo diferencie de otros y que de señales de su contenido y estado.
Aunque las convenciones deberán ser definidas por cada institución o grupo de trabajo, existen buenas prácticas que pueden utilizarse como base:
Otro elemento que ayudará en facilitar el acceso a los conjuntos de datos y sus versiones será la adherencia a prácticas normalizadas para la estructuración de carpetas y ficheros. El USGS recomienda como buenas prácticas: